Hybride evenement organiseren met uniek virtueel platform!

Hybride congres: combineer online met fysieke bijeenkomsten!

De Tamboer biedt als eerste theater in Nederland in samenwerking met evenementenbureau Niquell een uniek platform aan voor online en hybride evenementen. In de huidige tijd van fysieke afstand bewaren is de behoefte aan het uitwisselen van kennis, delen van ervaringen en elkaar inspireren door ontmoetingen groter dan ooit. Het platform MEEPLE biedt daarvoor de ideale oplossing.

Je kunt MEEPLE zien als een online, digitale variant van een fysieke evenementenlocatie, in dit geval Theater De Tamboer. Perfect voor wie op zoek is naar een evenementenlocatie voor een congres, seminar, webinar, beurs, personeelsbijeenkomst of andere netwerkbijeenkomst. Deelnemers aan het event wanen zich in het gebouw van De Tamboer.

Bekijk de demo-omgeving van Theater De Tamboer hier

Redenen voor een virtueel evenement in De Tamboer in een notendop

• Online evenementen met het gevoel van fysieke aanwezigheid in De Tamboer
• Veel mogelijkheden tot interactie tussen deelnemers
• Deelnemers stellen zelf hun favoriete programma samen 
• Eenvoudig opschalen naar hybride evenementen met 1,5 meter afstand
• Groot netwerk van artiesten, sprekers en entertainment
• Compleet op maat ingericht event

Online ontmoeten

Het MEEPLE platform biedt ontzettend veel mogelijkheden voor online ontmoeting en interactie. Niet meer simpelweg een webinar met eenrichtingsverkeer, maar interactieve sessies met live chat, polls, netwerkmogelijkheden en meer. Zo blijft het evenement interessant voor de sprekers en deelnemers. We nemen je graag mee door de mogelijkheden van het platform.

Lobby

Bij een fysiek evenement begroet je deelnemers aan het congres of event in de lobby. Ook op ons platform komen deelnemers binnen in een lobby. De bezoekers kunnen hier bepalen naar welke deelruimtes zij zich begeven. We geven een aantal voorbeelden. Wanneer een deelnemer de weg niet goed weet te vinden, biedt de virtuele bemanning van de infobalie ondersteuning.

Plenair

In de plenaire zaal vindt de hoofd livestream van het evenement plaats. Dit kan een vooraf opgenomen video zijn, maar voor de beste interactie raden we een livestream aan. Door te werken met een dagvoorzitter of presentator geef je deelnemers het gevoel dat ze live bij het evenement aanwezig zijn, wat feitelijk ook zo is! De presentator kan mensen ook stimuleren om zich te verplaatsen naar andere virtuele ruimtes.

Aan de plenaire zaal kunnen diverse functionaliteiten gekoppeld worden, zoals een live chat, Q&A sessie of een poll. Deze functionaliteiten zijn allemaal op maat in te richten. Deelnemers zijn bij een plenaire sessie zelf niet in beeld via hun webcam.

Break-out rooms

Door middel van diverse break-outs kunnen er meerdere sessies tegelijkertijd plaatsvinden. Een break-out room biedt dezelfde interactieve mogelijkheden als de plenaire zaal: een live chat, Q&A of poll.

Wil je op een zelfde tijdstip meerdere workshops of presentaties vertonen? Dan kunnen de deelnemers zich over de break-out rooms verdelen. Vooraf opgenomen video’s kunnen handig zijn voor deze deelsessies, maar live-sessies zijn ook mogelijk. Deelnemers zijn bij break-outs zelf niet in beeld via hun webcam.

De break-outs bieden ontzettend veel mogelijkheden die allemaal naar wens zijn aan te passen. Wil je ervoor zorgen dat het publiek zich verspreid over de deelsessies? Dan kun je overwegen om een maximum aantal deelnemers toe te laten. Break-out rooms kunnen ook worden gesloten, zodat je de deelnemers bijvoorbeeld dwingt om bij aanvang van het congres eerst de plenaire sessie bij te wonen.

Interactieve sessies

Bij de interactieve sessies worden deelnemers gevraagd om hun camera en microfoon aan te zetten, zodat ze mee kunnen praten en discussiëren. Bij iedere sessie is een gespreksleider centraal zichtbaar in beeld. Om interactie te bevorderen is het advies om een maximum aantal deelnemers toe te laten. 

Expo

De expo-ruimte kan flexibel worden ingezet. Zo kun je dit zien als de digitale versie van de gebruikelijke beurs met stands, waarin bedrijven zich normaliter presenteren op een congres. Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld het delen van onderzoeksresultaten, het geven van proeflessen, uitleg over afdelingen of contact leggen tussen werkzoekenden en bedrijven. De exporuimte kan worden gevuld met tekst, foto’s, video’s en er kunnen documenten gedownload worden.

Deelnemers kunnen eenvoudig contact leggen met de bedrijven, organisaties of personen die zich presenteren in de expo.

Netwerkruimte

De netwerkruimte wordt vaak ingezet als inloopsessie voor deelnemers die elkaar willen spreken, ontmoeten en inspireren. In de publieke lounge lopen deelnemers eenvoudig binnen om met elkaar te ‘borrelen’. Ook is er de mogelijkheid om één op één afspraken met elkaar te maken voor privésessies.

Een online of hybride event, helemaal op maat

De mogelijkheden die het unieke MEEPLE platform biedt zijn eindeloos. De demo-omgeving van De Tamboer geeft hier een indruk van, maar realiseer je dat alles op maat in te stellen is. Wil je de huisstijl-kleuren terugzien op de knoppen? Geen punt. Wil je de namen van de deelsessies of break-outrooms aanpassen? Komt voor elkaar. Wil je dat deelnemers zich van te voren inschrijven voor een plenaire sessie, break-out of interactieve sessie? Geen probleem.

Met het MEEPLE platform via De Tamboer richt je jouw zakelijke evenement helemaal naar wens in. Als organisator van een congres kun je bijvoorbeeld invloed uitoefenen op waar de deelnemers zich bevinden. Wil je dat iedereen bij aanvang van het congres de plenaire sessie bijwoont? Dan sluiten we de overige break-out ruimtes en interactieve sessies af. Wil je dat deelnemers tijdens een bepaalde sessie niet stiekem gaan borrelen? Dan zetten we de netwerkruimte een uurtje dicht.

Functionaliteiten die niet gebruikt hoeven te worden, kunnen we uitzetten. Andersom is MEEPLE een constant groeiend platform, waaraan altijd weer nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Mis je een bepaalde functionaliteit? Ga met ons in gesprek, want er is veel mogelijk!

Wil je een cocktailworkshop organiseren voor de deelnemers? Stuur ze vooraf een pakketje toe per post, zodat ze in een interactieve sessie aan de slag kunnen. Wil je een leuk aandenken aan een mooi event? Kies dan voor een online photobooth. Maar ook virtuele rondleidingen of een netwerkcarrousel behoren tot de mogelijkheden.

Wat zijn de voordelen van een online of hybride event in De Tamboer via Meeple?

Wij zien hybride evenementen als de toekomst. Dat is precies wat de samenwerking tussen De Tamboer, Niquell en MEEPLE zo interessant maakt. Het platform biedt namelijk de mogelijkheid om een online event uit te breiden met fysieke aanwezigheid.

Het COVID-19 virus heeft veel plannen in de war gegooid. Een online evenement kan altijd doorgaan, ongeacht welke regels of beperkingen er op dat moment gelden. Bekijk op onze pagina Livestreaming welke mogelijkheden wij bieden op het gebied van online livestreams. Een groot voordeel is dat De Tamboer snel coronaproof kan opschalen wanneer er wel weer fysieke aanwezigheid mogelijk is.

Met onze diverse zalen en ruimtes kunnen we allerlei gezelschappen herbergen: van kleine tot grote groepen. In ons ruim opgezette gebouw is het houden van 1,5 meter afstand geen enkel probleem.

Maar ook wanneer de strijd tegen corona gewonnen is, blijven hybride evenementen volgens ons de norm. Denk maar eens aan de tijd, energie en kosten die bespaard worden wanneer niet iedereen van heinde en verre naar eenzelfde locatie hoeft te reizen! Daarmee is het organiseren van een hybride evenement ontzettend efficiënt. Een ander voordeel is dat deelnemers bij een fysiek evenement keuzes moeten maken in het programma. Door het online platform langer online te houden, krijgen deelnemers de kans om gemiste workshops op een later moment alsnog te volgen.

Tot slot biedt De Tamboer als theater een grote toegevoegde waarde met ons uitgebreide netwerk in de culturele wereld. Wil je het evenement afsluiten met een optreden van een bekende artiest? Wij regelen het graag!

Neem contact op voor jouw online of hybride event

Ben je enthousiast geworden of heb je nog vragen over onze demo-omgeving? Wij vertellen je graag over de mogelijkheden van ons platform. Neem contact op via onderstaande contactformulier of bel Hennie Jager via (06) 28 87 28 30.